Erfolgreiches Qualitätsmanagement durch aktive Beteiligung des Teams

Die Einbindung und das Mitwirken der Mitarbeiter im Rahmen des Qualitätsmanagements sind wichtige Faktoren für den Erfolg des Systems. Daher ist die Einführung des Qualitätsmanagementsystems oft auch eine strategische Entscheidung, die von der Geschäftsführung getroffen werden muss. 

Daher ist es wichtig bereits vorab die Frage zu klären, welche Voraussetzungen ein Qualitätsmanagementsystem für die Akzeptanz und ein aktives Mitwirken der Mitarbeiter erfüllen muss. So ist das Mitwirken der Mitarbeiter an einem Qualitätsmanagementsystem von zwei Faktoren abhängig. Zum einen, inwieweit Mitarbeiter bereit sind, sich auf die Standardisierung von Arbeitsprozessen einzulassen und diesen zu unterstützen. Zum anderen, inwieweit sich Mitarbeiter an einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess aktiv beteiligen. Beides sind elementare Faktoren des Qualitätsmanagements.

Eine Akzeptanz von Standards bei Arbeitsprozessen beruht meist auf der grundsätzlichen Einstellung von Mitarbeitern gegenüber dem Qualitätsmanagement. Nur im Rahmen einer positiven Einstellung gegenüber dem Qualitätsmanagement, sind sie auch dazu bereit sich auf standardisierte Prozesse einzulassen.

Die Entscheidung einer Person eine Innovation anzunehmen oder abzulehnen ist keine spontane Entscheidung, sondern ein unterbewusster Prozess. Dieser Prozess erstreckt sich über fünf Stufen:  Wissen, Überzeugung, Einstellung, Implementierung und Bestätigung. So muss den ins Qualitätsmanagement eingebundenen Mitarbeitern bewusst sein, dass sich ideale Arbeitsergebnisse nur mit Hilfe standardisierter Prozesse erzielen lassen. Nur mit einer kontinuierlichen Dokumentation können bei Bedarf systematisch Prozessfehler erkannt werden. Wenn dies gegenüber Mitarbeitern nicht kommuniziert wird, dann bleibt es für sie nur sinnlose Bürokratie, die von der eigentlichen Arbeit abhält.

Der Nutzen ist die subjektive Empfindung einer Person, inwieweit die Anwendung des Systems die persönliche oder geschäftliche Produktivität verbessert. Ob Menschen ein neues System akzeptieren oder ablehnen hängt also davon ab, ob es ihnen hilft ihre Arbeit besser zu machen. Wenn die Mitarbeiter das Qualitätsmanagementsystem weder für sich selbst noch für das Unternehmen als hilfreich wahrnehmen, werden sie das System nicht aktiv unterstützen. Daher ist auch die Benutzerfreundlichkeit des Qualitätsmanagementsystems von großer Bedeutung für dessen Akzeptanz. Ist das System in seiner Anwendung zu kompliziert, so wird es trotz seiner Vorteile nicht angewendet werden.

Die aktive Beteiligung der Mitarbeiter an dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess ist zwingend notwendig. Um dies zu erlangen ist es primär wichtig, dass Mitarbeiter sich für das Qualitätsmanagement selbst verantwortlich fühlen. Durch diese Verantwortung fühlt sich der Einzelne für die eigenen Arbeitsergebnisse persönlich zuständig und verantwortlich. Nach der Theorie sind Motivation und Arbeitszufriedenheit umso größer, wenn die Mitarbeiter mehr Verantwortung übernehmen dürfen. Bei einem solch ausgeprägten Verantwortungsgefühl legen die Mitarbeiter am Ende sogar mehr Wert auf die Qualität ihrer Arbeitsergebnisse.

Sehen sich die Mitarbeiter nicht als aktiver Bestandteil des Qualitätsmanagements, so kann sich auch kein Verantwortungsgefühl entwickeln, und somit lässt sich auch kein erfolgreiches Qualitätsmanagement im Unternehmen implementieren sowie leben.